仕事量が多すぎてもう嫌!原因分析と仕事を減らす改善10選

キャリア

この記事は以下のような方に向けて書きました!

困った君
困った君
  • 日々の仕事量が多すぎる!
  • 毎日残業しても、一向に仕事が終わらない!
  • 新たな仕事がどんどん舞い込んできて休みがない!
困った君
困った君

もうーーー!いったいどうしたらいいんだ!?

この記事では、仕事量の多さの原因を発見・理解し、その原因に対してどのように対処し、仕事量を減らしていくことが出来るか?が分かります。

なぜなら私自身が仕事量が多すぎることでストレスを抱え、心身崩壊寸前から立ち直ったこと経験を基にお伝えするからです。

うみさる
うみさる

以前の心身崩壊、うつの一本寸前の状態から、業務改善を徹底し、今では心身ともに健康になっています!

うみさる
うみさる

ぜひ皆さんが仕事量の多くて多忙な日々から、心身ともに解放されるようなお手伝いができたらと思います!

私がお伝えできる経験は、他にもあります。

超多忙な日々を乗り越えた経験以外に、部署でのリーダーとしての役割から、メンバーの業務改善サポートを多数実行してきた実績があります

お伝えできる私の経験と知見
  • 仕事量が多すぎてうつ寸前になったが、立ち直った経験
  • 仕事量が多すぎる原因を発見・理解すること
  • 仕事量を減らす方法
  • 部署のリーダーも兼務している状態での業務改善
  • メンバーの業務改善方法

あなたはきっと「成果を出すぞ!」と意気込んで、未来への期待とともに始めた仕事についていることでしょう。

でも仕事量が多すぎることでストレスの原因になり、仕事が嫌になってしまっては本末転倒ですよね。

そうならない為にもしっかりと原因を捉えて、対策していきましょう。

仕事量が多過ぎて辛い。どうしたらいい?

仕事量が多過ぎて辛い。どうしたらいい?

あなたは毎日の多くの仕事を抱え、頑張って、熱意をもって、そして意欲的に取り組んでいることでしょう。

でも一方では担当する仕事があまりに多くて、とても疲れてしまってもいますね。

仕事量が多いことによる弊害=ストレス

仕事量が多過ぎて疲れてしまい、それが原因でストレス、不満、体調不良につながっていることでしょう。

まず最初にお伝えしたいのは、もしあなたが仕事量が多くて嫌になっている場合でも、「あなたはひとりではないよ」ということ。以下の図をご覧ください。

ストレスを感じる人の年代別割合

出典:博報堂生活総合研究所による定点調査

おそらくあなたは働き盛りの20−40代の方かと思います。

ストレスを感じている人は実に75%〜80%。

そうなんです、日本人の多くの方があなたと同じくストレスを感じています

在宅勤務やテレワーク、リモートワークが行われるようになっても、一部の仕事が出来る人のもとには業務がたくさん集まっていることが分かります。

ストレスを感じる原因

実際に厚生労働省の調査でも、ストレスを一番感じているのは「仕事の質・量」という方の割合が実に50%以上を締めています。

出典:平成 28 年「労働安全衛生調査(実態調査)」

これだけ多くの人が仕事の質・量からストレスを感じている現代、もちろん様々な解決方法あります。

次の章から一緒にそれをみていきましょう。

仕事量が多い原因は分かっているか?

仕事量が多い原因は分かっているか?

あなたの仕事が多い原因は明確に分かっていますか?

仕事量が多い原因の例
  • 上から降ってくる仕事がとりとめもなくて終わらない状況だ
  • 私にはコントロールできないことで、上司から仕事を振られる
  • 部署内でも私だけが業務量が多い

上記以外にも様々な原因があるでしょう。

あなたの仕事量が多い原因をしっかりと把握することで、適切な解決策を見つけ出せます。

仕事量の分析は2つ

仕事量が多いことに対する分析として、以下の2点で抜け漏れなくチェックしましょう

仕事量を分析する視点
  1. 自分自身の分析(どんな仕事をしているか?)
  2. 他の人がどうか?(組織内での比較)

自分自身の仕事量を分析する方法

まずあなたの仕事内容の全体像をつかみます。

仕事の全体像=あなたの仕事の全て。

全体を把握することが最も大切です。

あなたは1日何時間働いていますか?

その積み重ね結果として、月間で何時間働いているでしょうか?

あなたの仕事の項目を「大項目・中項目」×「稼働時間」で書き出してみましょう。

エクセルなどを使ってみてください。以下イメージです。

■月間の業務量管理シート(sample)

各項目の積み上げで、実際にあなたが何に・どのくらいの時間を割いているのか」が可視化され、よく分かります。

周囲の仕事量とあなたの仕事量を分析

あなたが一人で

困った君
困った君

私は仕事量が多すぎます!改善してほしい!

と訴えていたとしても、周囲も実は同じくらい働いていたらどうでしょう?

実はあなたの仕事が、職場における平均的な仕事量であり、お給料相当のレベルだということもあります。

他人の業務量を全て正確に把握することは出来ません。

でもおよそ以下の視点から、あなたと、周囲の業務を先ほどのエクセルのようにまとめてみてください。

あなたと周囲の業務を比較する項目 例
  • 担当案件数
  • 実働時間(出勤時間、退勤時間)
  • 目標値(数字目標など)
  • 部署の活性化業務などの時間

これらをまとめることで、「あなたの仕事量が周囲と同じかどうか?」が見えてきます。

仕事量があまり変わらない場合の解決策は、

「周囲の仕事が速い人にその方法・秘訣を聞く」

ことでしょう。

仕事が速い人にて教えてもらい、盗んで自分のものにしていく。

これが最短ルートになってきます。

実際は

「比較的仕事が丁寧で、安心して仕事を任せられるから。」

という理由であなたに仕事が集まっていることが多いでしょう。

にスピード化(仕事が速い)という武器を身に着けたら、最強になれます。

次からは、可視化できたあなたの業務量を改善する方法です。

仕事量の多さを解決する方法10選

仕事量の多さを解決する方法10選

仕事量の多さを解決する方法は、大きく2つに分けることが可能です。

仕事量の多さを解決する方法
  • 自分自身で解決できる方法
  • 誰かの協力を得て解決する方法

もちろん自分自身ですべてを解決出来る。

これに超したことはありません。

先ほど記載したあなたの仕事量とともに、それぞれ自分で出来るか、誰かを巻き込むべきかをイメージしながら、以下の章を読み進んでください。

自分自身で解決できる方法

まずは自分自身で解決できる方法です。

解決法としてはすぐに取り組むことができ、ハードルも低い項目が多いです。

今から取り組める項目もあります。

改善は行った人にしか訪れません。

まずは実行してみましょう。

優先順位をつける

仕事量が多くて終わらない場合、よくあるのは優先順位がぐちゃぐちゃ、そして仕事の終わりの時間を決めて取り組めていない、ということがよくあります。

仕事が終わらない、よくある原因
  • 優先順位が決まっていない
  • 仕事の終わり時間を決めていない

仕事の優先順位について、私が若手メンバーに教えていて効果的なのが

仕事の優先順位は「重要度>緊急度」

で決めることです。

以下の図を見たことはありますか?

緊急で重要なもの。が一番やるべきことだと思って、優先度2に分類されるものから取り組んでしまう人が多いのですが、それは間違っていますよという考えです。

緊急度は低いけれど、優先度が高いことが本来の仕事の成果につながります。

まずは優先度1の仕事を優先的にスケジューリングするのです。

これを意識して、あなたの今日1日の仕事の順番を決めてみてください。

うみさる
うみさる

私は特に頭の働いている、「朝〜午前中」の時間に重要度の高い仕事を行います

重要度の高い仕事は、それ自体に時間がかかって後ろ倒しにしがち。

大きな成果につながる「優先順位の高い仕事」こそ、優先的に行うべきなのです。

緊急度×優先度のフレームワークを覚えて実行すると、その癖付けをすることができます。

終わりの時間管理をする

もうひとつが時間管理です。

朝出社したら一番先に決めるべきことは「今日何時までに仕事を終えるか?」です。

困った君
困った君
  • 仕事の終わり時間を決めても、仕事が突然増えたら?
  • 何時に終わるかが分からない仕事が多く、時間を決められない

そんな方もいるでしょう。

うみさる
うみさる

騙されたと思って、仕事の終わり時間を決めてください。

そして仕事が時間内に終われば、それは立派な成果ですね!

もし仕事が時間内に終わらなかったら、毎回なぜ時間内に仕事が終わらなかったのかを考えます。

考えた要因に対する解決策、改善策を考えて、次回その仕事をするときに改善策として実行します。

どんな仕事も、PDCAで改善を続けることで、改善していけるのです。

完璧主義者にならない

あなたは周囲から「仕事が丁寧で頼りなる」と評価されている可能性が高い人です。

その結果あなたのもとに仕事が集まって、仕事量が多くなっているとお話しました。

反対の側面では「周囲の人たちが、あなたほど仕事をしていない。」とも言えます。

あなたの仕事の結果で一番良いのはもちろん『質:100点』×『量:100点』です。

では以下のA、Bはどちらの方がよいでしょうか?

 【A】 『質:80点』 × 『量:100点』

 【B】 『質:100点』 × 『量:80点

多くの仕事において求められているのは、【A】のことが多いでしょう。

完璧でなくても仕事は進みます。

そして周囲は80点で仕事を進めているとしたら?

あなただけが100点を取る必要はありませんし、周囲より多くの仕事を進められている時点であなたは周りよりも評価されているのです。

完璧にこだわるのではなく、時間内で出来る70-80点を意識してみてください。

自然と業務時間の終わりも見えてくると思います。

1つの仕事(タスク)の時間を決める

ひとつひとつの仕事(タスク)に対して、どのくらいの時間で実行するか?は決めていますか?

時間内でやり切ることは、仕事の終わり時間を守ることにつながります。

その仕事に取り組み始める際に、何分後にその仕事を終えるか?を決めて取り掛かりましょう。

ダラダラと仕事をすることは百害あって一利無し。

効率化の最も初歩段階です。

整理整頓する

うみさる
うみさる

150時間。

これは何の時間か分かりますか?

困った君
困った君

1ヶ月に働いている時間ですかね?

うみさる
うみさる

残念!

人が年間で探し物をしている時間です。

※私が調べただけでもコクヨの調査、大塚商会の調査などいくつもの調査で150時間の結果が出てきます。

150時間=6.25日です。

私たちは年間で探し物をすることに6日以上も時間を費やしている。

これには大きな改善の余地があります。

例えばデスクの上がきれいだと書類はすぐ見つかります。

PCの中のフォルダ管理が整理されていると、探しているファイルにすぐ行き当たることができます。

いますぐデスクの不要な書類を捨て、PCのフォルダ管理をルール分けしましょう。

集中タイムを導入する

困った君
困った君

仕事中はいつも集中していますよ!

うみさる
うみさる

もちろんそうだよね、ここでいう集中タイムは違うんだよ!

これは「●時〜●時まで、この仕事のみに専念する」と決めることです。

オフィスワーカーの皆さんは以下のようなことがありませんか?

よくある仕事を中断させること
  • 後輩から質問される
  • 上司から呼び出しが入る
  • 電話がかかってきて、思いのほか15分以上の話になる

集中しようと思って時間を決めていたのに、思った通りに出来なかった。

そんな経験ありませんか?

自分自身の仕事の成果を出す為に「この時間内に、この仕事をやりきる」。

実際にそう決めます。

そして「その為の環境を整える」ことを実践してみてください。

例えば個室や集中スペースに移動する、カフェで仕事をするなどです

この間は電話にもでない。

むしろ電話をする時間は別で作る。

ということも意識してみると良いですね。

ルーティン業務をみつけ、フォーマット化する

日々同じ業務を繰り返している仕事は、ルーティン業務です。

このルーティン業務を徹底的にフォーマット化することは、最も仕事量の削減につながります。

実際に私が関わっている仕事では、部署全体で以下のような意識が根付いています。

ルーティン業務に対しての意識すべきこと
  • 業務を書き出す
  • 似たような業務をグループ化
  • 別々のやり方を統一
  • フォーマット化する

フォーマット化することで仕事が楽になります。

このフォーマット化した業務を誰でも出来るようにすると、アウトソースすることが可能です。

たとえばアシスタントさんや派遣社員さん、外注も可能です。

同じことをするだけでしたら、最近はRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)で人ではなくロボット(プログラム)でさらに安価に業務を実装していくことも可能ですね。

ひょっとしたらあなたが業務効率化の責任者として活躍できるかもしれません。

誰かの協力を得て解決する方法

誰かの協力を得て解決する方法

誰かの協力を得て解決する方法には、相手にあなたの状況を分かってもらうことが重要です。

それは仕事量を改善するためには、絶対必要です。

上司に相談する

仕事量が多くて困っている時、最も相談したいのは上司です。

上司に相談する前に、以下の2つを準備しておきましょう。

上司に相談する前に準備すべきこと
  • 自分の仕事を全て可視化したものを準備する
  • その仕事をどうしたいか?の解決案を準備しておく

1点目の仕事の可視化は、記事の前半でお伝えしたリスト形式のものです。

2点目の解決案は「何を、どう変えたいのか?」を明確にしておきましょう。

例えば私が部下に相談されるときに、判断しやすいのは以下のような相談方法です。

相談者
相談者

仕事を18時に終われるように改善したいです。

そのために今のAAの仕事を、BBの方法で減らしたいと考えています。

うみさる
うみさる

OKです。

BBの方法で了解しました。

進めてください。

もちろんこのときに、周囲と比べてあなたの業務が多そうだと思っていることを伝えるのは問題ありません。

ただし注意したいのは「辛い」「仕事を簡単にしてほしい」というあなたの思いだけを前面に出してしまわないことです。

辛い思いだけでアピールされても、上司としても

「大変だよな、分かるよ、でもみんなが君と同じくらい頑張ってるんだよ」

という評価になってしまうからです。

周囲の協力を得る

部署内で周囲に協力してもらうには、相手の状況を把握することが必要です。

相手の状況理解なしで、自分の話だけをすると、

私も大変なのになぜ協力しなければいけないの?逆に私の業務を助けて

というカウンターパンチになりかねません。

上司に相談するときに、解決案としてあなたから切り出すことで最も進めやすくなることでしょう。

断るという選択肢

困った君
困った君
  • 期待されて仕事を任せてもらっているのに、断ったら評価が下がるんじゃないですか?
  • 仕事を断ると社内で冷たい目で見られてしまいそうです…
うみさる
うみさる

その気持ちはよく分かりますよ!

仕事を断る上では様々な状況や、背景があり、やりにくい部分もあることでしょう。

でも一方的に仕事を受けているだけでは、あなたの仕事量は改善せず、ストレスが溜まるどころか崩壊してしまいます。

断る際は以下のことを意識して断りましょう。

仕事を断る際の意識するポイント
  • まずは相談・依頼をしてくれたことにお礼
  • 仕事の内容を確認する(期限や、簡単な内容、アウトプット)
  • 自分の今の仕事状況を伝える
  • 重要度が高い仕事が他にあり、期限に間に合わなそうなことなど

うみさる
うみさる

お願いした相手を嫌な気持ちにさせる要素を減らすのです。

困った君
困った君

なるほど!自分がされて嫌なことは、相手にもしないようにする必要がありますね。

それでも難しい、仕事が減らなくて限界な時

自分の仕事の分析もした。

自分自身の仕事の方法の改善もした。

上司への依頼も、周囲の協力を得ようと調整もした。

でもなお業務量が改善しない。

そんな時あなたの心はきっと、健やかではない状態ですよね。

そんな時は転職を考えることもひとつの選択肢となり得ます。

人生において何よりも重要なのは、活き活きと健康に、笑顔で生活が出来ることです。

ストレスを約8割の人が抱える現代社会です。

もちろんストレスをゼロにすることはなかなか難しいのですが、うまくストレスとつきあえないくらい仕事があり、心も体も健康を害してしまっては意味がありません。

転職エージェントに相談するという方法

まずは転職エージェントに相談してみることで、転職したほうがいいのか、今の職場に残ったほうがいいのかを客観的に意見を聞くことが出来ます。

転職までは考えていなかった。

でもあなた自身の健康不安の可能性もある。

そんな時は自分の様々な可能性を探ってみるタイミングです。

まず1社相談するなら、リクルートエージェント

転職エージェントは会社で選ぶよりも、エージェントの「人 対 人(あなた)の相性」が大切です。

転職エージェントは1社しか使えないわけではありません。

まずは今後のキャリアを相談してみる、という姿勢でよいでしょう。

リクルートエージェントは、転職サポート実績が国内No.1です。

1社目であれば実績No.1のリクルートエージェントをオススメします。

\ 3ステップで申込完了 /

転職サービスは全て無料で利用可能です

以下の記事もご参考に失敗のない転職に向けて動いてみるのも、ひとつの選択として考えてみてください。

仕事量が多くてもう嫌!という時の対策まとめ

自身の仕事量が多いと感じたら、以下を実行してみてください。

仕事量が多くてもう嫌!という時の対策まとめ
  • 【分析】自身の仕事量を書き出し、何にどのくらいかかっているのか。
  • 【相談】自分で解決できること、周囲を巻き込むことの2軸で対策する。
  • 【転職】どうしてもダメな場合は、自分の心身健康のための転職も考える。

人生の多くの時間を費やす仕事ですが、皆さんの心身の健康を保つために、私の体験をもとにした本記事がお役になっていれば幸いです!

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